Personaleinsatzplanung und zusätzlicher Personalbedarf im österreichischen Einzelhandel zum Jahresabschluss

Die Personaleinsatzplanung operiert niemals im luftleeren Raum, sondern ist stets ein Spiegelbild der gesamtwirtschaftlichen Verfassung einer Branche. Im Jahr 2025 kletterte der Jahresumsatz des österreichischen Einzelhandels nominell um 3,2 Prozent auf ein Gesamtvolumen von 79,8 Milliarden Euro netto. Inflationsbereinigt (real) entspricht dies einem leichten Zuwachs von 1,0 Prozent, was nach dem realen Umsatzrückgang im Vorjahr – 2023 lag das reale Minus im ersten Halbjahr noch bei 3,4 Prozent – eine moderate Erholung signalisiert.

Dennoch bleiben die strukturellen Rahmenbedingungen für die Betriebe äußerst herausfordernd. Der Sektor ist stark von den sogenannten „3 K“ geprägt: einer anhaltend hohen Kostenbelastung, einer unterdurchschnittlichen Konsumstimmung in der Bevölkerung sowie einer allgemein schleppenden konjunkturellen Erholung. Diese toxische Mischung aus sinkenden Margen und stagnierenden Absatzmengen hat in den ersten drei Quartalen des Jahres 2025 bereits zu 909 Insolvenzen im österreichischen Handel geführt. Eine Umfrage des Handelsverbandes unterstreicht die angespannte Lage: 30 Prozent der Handelsbetriebe schreiben im Jahr 2025 einen Verlust, 24 Prozent erzielen lediglich ein ausgeglichenes Ergebnis und nur 40 Prozent erwirtschaften einen Gewinn.

In diesem wirtschaftlichen Spannungsfeld fungiert das Weihnachtsgeschäft als existenzieller Rettungsanker, bei dem die Personalkosten exakt austariert werden müssen. Jeder unnötige Leerlauf (Überdeckung) zehrt an der ohnehin schmalen Marge, während Personalengpässe (Unterdeckung) zu unmittelbaren Kaufabbrüchen, unzufriedenen Kunden und unwiederbringlichen Umsatzverlusten führen.

Für das Jahr 2025 wurde für den österreichischen Einzelhandel ein Dezember-Gesamtumsatz von 7,7 Milliarden Euro prognostiziert. Der eigentliche weihnachtsbedingte Mehrumsatz, definiert als jener Umsatz im Dezember, der über den durchschnittlichen Umsätzen der Monate Jänner bis November liegt, beläuft sich auf 1,19 Milliarden Euro netto. Dies entspricht einer nominellen Steigerung von 2 Prozent gegenüber dem Vorjahr (1,16 Milliarden Euro), was inflationsbereinigt einem Plus von 0,6 Prozent gleichkommt.

Die Dringlichkeit einer präzisen Personaleinsatzplanung ergibt sich aus der extremen Asymmetrie der Branchenumsätze. Während der Lebensmittelhandel relativ konstante Frequenzen verzeichnet, explodieren die Umsätze im Non-Food-Bereich. Der Dezember-Mehrumsatz im Non-Food-Handel lag 2025 zwar um 14 Millionen Euro über dem Vorjahresniveau, blieb jedoch noch immer 9 Millionen Euro unter dem Vorkrisenniveau von 2019.

Besonders ausgeprägt ist der Personalbedarf in Branchen, die eine hohe saisonale Abhängigkeit aufweisen. Der Spielwarenhandel erwirtschaftet im Dezember fast den dreifachen Umsatz eines gewöhnlichen Monats. Der Buchhandel sowie der Uhren- und Schmuckhandel verzeichnen rund das Doppelte eines durchschnittlichen Monatsumsatzes. Historische Daten der KMU Forschung Austria untermauern diese Abhängigkeit: Der heimische Schmuckhandel erwirtschaftet allein in der Adventszeit 10 Prozent seines gesamten Jahresumsatzes, was österreichweit zusätzlichen Umsätzen in Höhe von rund 130 Millionen Euro entspricht. Solche massiven Frequenz- und Umsatzspitzen erfordern eine hochflexible und ressourcenintensive Personalstruktur, die weit über den Standardbetrieb hinausgeht.

Ein tieferes Verständnis der Personaleinsatzplanung erfordert eine Analyse des Konsumentenverhaltens, da dieses die Frequenzmuster in den Filialen diktiert. Die durchschnittlichen Ausgaben für Weihnachtsgeschenke in Österreich belaufen sich im Jahr 2025 auf 389 Euro pro Kopf. Dabei zeigen sich bemerkenswerte regionale Unterschiede, die insbesondere für Filialisten mit nationalem Filialnetz bei der Allokation von Personalbudgets relevant sind: Während Konsumenten in Salzburg und Oberösterreich mit durchschnittlich 399 Euro am ausgabefreudigsten sind, bilden Tirol und Vorarlberg mit 379 Euro das Schlusslicht. Niederösterreich und das Burgenland rangieren mit 388 Euro im soliden Mittelfeld.

Die Art der Geschenke hat weitreichende Konsequenzen für die Taktung des Personalbedarfs im Handel. Die Hitliste der beliebtesten Weihnachtsgeschenke wird im Jahr 2025 von einer signifikanten Verschiebung hin zu immateriellen Wertträgern dominiert.

Der beispiellose Boom von Gutscheinen (45 Prozent) und Geldgeschenken (32 Prozent) führt zu einer massiven zeitlichen Verschiebung der Kaufkraft und damit der Frequenzen. Während der klassische Wareneinkauf vor dem 24. Dezember Personal primär für Beratung und Kassa bindet, verlagert sich durch Gutscheine ein erheblicher Teil des tatsächlichen Warenaustauschs in die Zeit nach den Feiertagen. Das sogenannte „Nachgeschäft“ hat folglich ab dem 27. Dezember Hochkonjunktur bis weit in den Jänner des Folgejahres hinein.

Für die Personaleinsatzplanung bedeutet dies einen Paradigmenwechsel: Der drastische Personalabbau darf nicht mehr unmittelbar nach Heiligabend erfolgen. Der Jänner, traditionell auch durch aufwendige Inventurarbeiten, Bestandsaufnahmen und das Management von Retouren geprägt, entwickelt sich zunehmend zu einem beratungs- und transaktionsintensiven Verkaufsmonat. Mitarbeiter müssen in dieser Phase nicht nur das reguläre Tagesgeschäft bewältigen, sondern auch die Einlösung von Gutscheinen administrativ verarbeiten und den Umtausch von unpassenden Geschenken kundenfreundlich abwickeln.

Zudem muss das Phänomen der Last-Minute-Shopper einkalkuliert werden: Immerhin 7 Prozent der Konsumenten besorgen ihre Geschenke erst in den allerletzten Tagen vor Heiligabend. Dies führt zu punktuellen, schwer prognostizierbaren Frequenzspitzen. Da lange Wartezeiten an den Kassen in dieser ohnehin stressigen Zeit zu unmittelbaren Kaufabbrüchen und Reputationsverlusten führen, muss die Einsatzplanung in den letzten 72 Stunden vor dem 24. Dezember maximale Pufferkapazitäten auf der Fläche vorhalten.

Ein weiterer entscheidender Treiber für den veränderten Personalbedarf ist die fortschreitende Verschmelzung von stationärem Handel und E-Commerce (Omnichannel). Der Onlinehandel ist ein integraler Bestandteil des Weihnachtsgeschäfts geworden. Für das Gesamtjahr 2025 wird in Österreich eine wahre „Paketlawine“ von rund 430 Millionen Paketen erwartet, was einem Zuwachs von 8 Prozent gegenüber dem Vorjahr entspricht. Erschwerend kommt hinzu, dass mehr als 100 Millionen dieser Pakete – rund ein Viertel des Gesamtvolumens – direkt von asiatischen Billigplattformen wie Temu oder Shein stammen, was den Konkurrenzdruck auf den heimischen Handel weiter verschärft, auch wenn nur 7 Prozent der Österreicher dort explizit Geschenke bestellen.

Gleichzeitig bleibt der stationäre Handel dominant: 22 Prozent der Österreicher kaufen ihre Geschenke ausschließlich in physischen Geschäften, während nur 4 Prozent reine Online-Shopper sind (ein Rückgang gegenüber 6 Prozent im Vorjahr). Die breite Masse der Konsumenten (17 Prozent) wählt Mischformen und plant, einen Teil online und einen Teil stationär zu erwerben.

Für die Personaleinsatzplanung bedeutet der Omnichannel-Ansatz eine enorme strukturelle Herausforderung. Viele stationäre Filialen fungieren in der Vorweihnachtszeit als dezentrale Mini-Fulfillment-Center (Ship-from-Store oder Click & Collect). Dies erfordert zusätzliches Personal, das nicht für die direkte Kundenberatung zuständig ist, sondern im Hintergrund für das Picken der Ware aus den Regalen, das fachgerechte Verpacken und die Übergabe an Logistikdienstleister sorgt. Da Online-Bestellungen oftmals bis spät abends getätigt werden und am nächsten Tag lieferbar sein müssen, verschieben sich die Arbeitszeiten dieses Personals zunehmend in die Randzeiten oder Nachtstunden, wofür wiederum gesonderte kollektivvertragliche Nachtzuschläge anfallen.

Zusätzlich binden Retouren aus dem Multi-Channel-Selling erhebliche Personalressourcen. Jeder zurückgesendete Artikel muss von Mitarbeitern physisch geprüft, systemisch erfasst, neu etikettiert und wieder in den Verkaufsraum eingegliedert werden. Ein Prozess, der insbesondere im Jänner zu einem signifikanten Personalbedarf im Backoffice der Filialen führt.

Um den zusätzlichen Personalbedarf im vierten Quartal effizient zu decken, muss die grundlegende Struktur des österreichischen Arbeitsmarktes im Handelssektor verstanden werden. Der Handel zählt zu den größten Arbeitgebern des Landes. Im Jahr 2023 stieg die Zahl der unselbstständigen Handelsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter auf 567.835 Personen.

Das mit Abstand prägendste Merkmal dieses Arbeitsmarktes ist die exorbitant hohe Teilzeitquote. Während die allgemeine Teilzeitquote in Österreich bei rund 31 Prozent liegt, erreicht sie im Einzelhandel Spitzenwerte zwischen 42,5 Prozent und 47 Prozent. Korrelierend dazu weist der Handel eine hohe Frauenquote von rund 53 Prozent auf. Zum Vergleich: Im EU-Schnitt verzeichnet Österreich die dritthöchste Teilzeitquote aller 27 Mitgliedsländer, übertroffen nur von den Niederlanden und Deutschland.

Diese Struktur ist Gegenstand intensiver politischer und volkswirtschaftlicher Debatten. Vertreter der ÖVP (wie der ehemalige Arbeitsminister Martin Kocher oder Wirtschaftsminister Wolfgang Hattmannsdorfer) kritisierten zuletzt wiederholt die negativen volkswirtschaftlichen Effekte der sogenannten „Lifestyle-Teilzeit“, die zu Einnahmeausfällen bei der Sozialversicherung führe und den Fachkräftemangel verschärfe. Gefordert wurden Leistungsanreize für Vollzeitarbeit, wie etwa ein Vollzeitbonus. Auf der anderen Seite betonen Gewerkschaften (wie die GPA), SPÖ und Grüne, dass Teilzeitarbeit oftmals nicht freiwillig aus Lifestyle-Gründen, sondern aufgrund mangelnder Kinderbetreuungsangebote, Pflegeverpflichtungen oder gesundheitlicher Einschränkungen gewählt wird.

Aus rein betriebswirtschaftlicher Sicht der Personaleinsatzplanung ist die hohe Teilzeitdichte jedoch kein Mangel, sondern das zentrale Flexibilisierungsinstrument der Branche. Der Handel ist durch extreme tägliche und wöchentliche Frequenzschwankungen gekennzeichnet. Ein Filialbetrieb benötigt am Montagvormittag nur einen Bruchteil des Personals, das an einem starken Einkaufssamstag im Advent erforderlich ist. Vollzeitverträge würden in frequenzschwachen Zeiten unweigerlich zu teuren Überdeckungen (Leerlauf) führen. Teilzeitverträge hingegen erlauben es der Filialleitung, das Personal punktgenau entlang der prognostizierten Kundenfrequenz („Frequenzgänge“) einzuplanen.

Dass viele Betriebe gar keine Vollzeitstellen mehr ausschreiben, liegt maßgeblich an den Besonderheiten des österreichischen Arbeitsrechts, die die Aufstockung von Teilzeitkräften bei Mehrbedarf (wie im Weihnachtsgeschäft) deutlich günstiger machen als die Anordnung von Überstunden bei Vollzeitkräften.

Wenn das Stammpersonal durch Mehrarbeit, Durchrechnungsmodelle und Urlaubssperren voll ausgelastet ist, muss der Handel im Schlussquartal zwingend auf externe Ressourcen zurückgreifen. Zehntausende Saisonkräfte werden für das Weihnachtsgeschäft rekrutiert, sei es auf Christkindlmärkten, im Verpackungsbereich, in der Logistik oder direkt auf der Verkaufsfläche zur Unterstützung des Kassenpersonals.

Die Rekrutierung stellt in einem von Arbeitskräftemangel geprägten Umfeld eine enorme Hürde dar. Um temporäres Personal (oftmals Studenten oder Zuverdiener) zu gewinnen, setzen Handelsunternehmen vermehrt auf Incentives. Dazu zählen überkollektivvertragliche Bezahlung, Prämien für das Erreichen von Umsatzzielen, „Bring a Friend“-Boni für Mitarbeiterempfehlungen sowie signifikante Mitarbeiterrabatte (oftmals 15 Prozent auf das Sortiment), die gerade in der kostenintensiven Vorweihnachtszeit einen hohen monetären Anreiz für Bewerber darstellen.

Für extrem kurzfristige Spitzen, etwa an den starken Adventsamstagen, dem Black Friday, oder zur Abfederung von unvorhersehbaren Krankenständen (Influenzawellen im Winter), nutzen österreichische Handelsbetriebe das sozialversicherungsrechtliche Modell der „fallweisen Beschäftigung“. Eine fallweise Beschäftigung liegt laut Österreichischer Gesundheitskasse (ÖGK) vor, wenn eine Person in unregelmäßiger Folge tageweise beim selben Arbeitgeber beschäftigt wird, wobei die Beschäftigung für eine kürzere Zeit als eine Woche vereinbart sein muss. Es darf sich dabei nicht um einen im Voraus fixierten, periodisch wiederkehrenden Einsatz handeln (z. B. jeden Freitag), da dies ein durchlaufendes Dienstverhältnis begründen würde.

Dieses Modell bietet dem Handel maximale Flexibilität, ist jedoch an strenge sozialversicherungs- und arbeitsrechtliche Vorgaben gebunden, die von der Personaladministration minutiös eingehalten werden müssen:

Obwohl die fallweise Beschäftigung administrativ hochgradig aufwendig ist (tägliche Meldungen via mBGM-Tarifblöcke), verhindert sie Leerläufe auf der Verkaufsfläche an absoluten Hochfrequenztagen und stellt somit ein unverzichtbares Ventil für die Einsatzplanung dar.

Angesichts des immensen administrativen Aufwands der fallweisen Beschäftigung und der generellen Schwierigkeit, im vierten Quartal verlässliche Saisonkräfte zu rekrutieren, rücken zunehmend digitale Plattformlösungen in den Fokus der Personaleinsatzplanung. Ein branchenspezifisches Beispiel hierfür ist das in Wien ansässige Unternehmen crewhub. Die Plattform adressiert exakt die Unvorhersehbarkeiten des Weihnachtsgeschäfts, indem sie Handelsbetriebe in Echtzeit und per 1-Klick-System mit einem flexiblen Pool an verifizierten Aushilfskräften verbindet.

Für Filialleiter bedeutet dies eine massive operative Entlastung: Anstatt bei kurzfristigen Krankenständen oder unerwarteten Frequenzspitzen mühsam auf klassische Zeitarbeitsfirmen zurückgreifen oder den bürokratischen Prozess der täglichen An- und Abmeldung bei der Gesundheitskasse selbst stemmen zu müssen, bündelt crewhub Schichtplanung, Matching und die rechtssichere Personalüberlassung in einer einzigen Oberfläche. Da die Unternehmen dabei auf einen Pool von wiederkehrenden, bereits eingearbeiteten Kräften („bekannte Crew“) zugreifen können, entfällt zudem das Einarbeitungs-Chaos an den kritischsten Verkaufstagen des Jahres. Solche On-Demand-Lösungen transformieren die reaktive Personalbeschaffung in einen agilen, digital gesteuerten Prozess, der Leerläufe minimiert und den reibungslosen Ablauf an den umsatzstärksten Tagen sichert.